재직증명서는 직장인이 금융기관, 이직, 비자 신청 등 다양한 상황에서 반드시 제출해야 하는 필수 서류입니다.
그런데 만약 회사가 재직증명서 발급을 거부한다면 어떻게 대처해야 할까요?
이 글에서는 재직증명서 발급 절차, 발급 거부 시 법적 대응 방법, 그리고 실제 민원 사례까지 체계적으로 안내합니다.
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1. 재직증명서란? 왜 중요한가요?
재직증명서는 현재 특정 회사에 재직 중임을 증명하는 공식 문서입니다. 주로 다음의 상황에서 요구됩니다:
- 은행 대출 또는 신용카드 발급 시
- 취업 및 이직 시 경력 증빙
- 해외 비자 신청
- 공공기관 서류 제출
재직증명서 기본 포함 항목:
- 성명 및 주민등록번호 앞자리
- 입사일, 부서, 직책
- 회사명, 사업자등록번호
- 발급일, 담당자 서명
2. 재직증명서 발급 절차
- 인사팀 또는 총무팀에 요청
- 이메일, 사내 시스템, 방문 등 회사 내부 절차에 따릅니다.
- 발급 사유 명확히 작성
- 예: “비자 신청용”, “은행 제출용” 등 용도를 명시하면 승인 속도 증가
- 평균 소요 기간: 1~3일
- 처리 기간은 회사마다 상이하므로 요청 시 기한 설정 필요
🔎 Tip: 요청 내역은 반드시 문서 또는 이메일로 기록을 남겨두세요.
3. 회사가 재직증명서를 거부한다면?
재직 중인 직원의 재직증명서 발급 요청을 정당한 사유 없이 거부하는 행위는 부당합니다.
다만 아래와 같은 예외적인 사유는 일시적 거부 사유로 인정될 수 있습니다.
| 인정되는 사유 | 부당한 사유 |
|---|---|
| 퇴사자 요청 (→ 퇴직증명서 발급 대상) | 개인 감정에 의한 거부 |
| 법적 분쟁 중 정보 제한 | “귀찮아서”, “나중에 해줄게” 식의 지연 |
| 회사 내 양식 미준수 | 이유 없는 장기 미발급 |
4. 재직증명서 거부 시 대응 방법
1. 📩 서면 요청 후 기록 남기기
- 이메일, 내용증명 등을 활용해 공식 요청 기록 확보
- 요청 날짜, 발급 용도, 기한 명시
2. ☎ 고용노동부 민원 제기
- 1350 (고용노동부 상담센터) 또는 정부24 민원신청 이용
- 실재 재직 중임에도 거부 시, 근로감독관을 통한 지도 요청 가능
3. 📃 진정서 제출
- 사용자 부당행위로 진정 접수
- 필요 시 노동위원회 중재 또는 민사소송 가능
5. 실전 예시: 이런 경우 어떻게 하나요?
Q1. 이미 퇴사했는데 재직증명서를 달라고 하면?
A. 재직증명서가 아닌 퇴직증명서를 요구해야 합니다. (근로기준법 제39조에 따라 3년간 보관 및 발급 의무 있음)
Q2. 인사 담당자가 고의로 발급을 미루는 경우?
A. 정당한 사유 없는 지연은 부당행위로 간주됩니다. 노동청에 민원 접수가 가능하며, 시정명령이 내려질 수 있습니다.
Q3. 회사가 양식을 핑계로 계속 거부한다면?
A. 요청자가 양식에 맞춰 다시 제출했음에도 반복적으로 거절한다면 부당거부로 볼 수 있습니다.
📌 요약: 재직증명서 거부 시 체크리스트
✅ 인사팀에 공식 요청했는가?
✅ 요청 사유와 기한을 명시했는가?
✅ 요청 기록을 이메일/문서로 남겼는가?
✅ 노동청 또는 근로감독관에 신고 가능한 사안인가?
🔐 회사가 재직증명서를 이유 없이 거부하면 부당노동행위로 처벌받을 수 있습니다.